Cómo contratar empleados en Estados Unidos por primera vez
Contratar empleados para tu negocio en Estados Unidos
Si tu negocio se encuentra en esta etapa ¡muchas felicidades!, contratar empleados es un logro muy positivo y al mismo tiempo una gran responsabilidad que requiere orden y cumplimiento.
Si eres dueño de un negocio latino en Utah o en cualquier parte de Estados Unidos, conocer cómo funciona el proceso de contratación puede ayudarte a evitar multas, problemas con el IRS y errores en tu payroll.
A continuación, te contamos todos los detalles necesarios para contratar personal por primera vez. ¡Toma nota!
Diferencia entre Contratistas 1099
y Empleados W-2
Antes de contratar necesitas saber que existen 2 tipos de personal que pueden colaborar contigo: los contratistas y los empleados. Ambos cuentan con características claves que los diferencian y clasifican al momento de retener impuestos o presentar reportes ante el IRS. Es importante que comprendas estas diferencias para elegir al que mejor se adapte a tu empresa, planes y necesidades.
Contratista 1099
- Trabaja de forma autónoma
- Define cómo y cuándo realiza el trabajo
- No retienes impuestos (él se encarga)
- No tiene beneficios laborales
- Generalmente utiliza sus propias herramientas
Empleado W-2
- Trabaja bajo supervisión directa
- Tú defines horario, funciones y herramientas
- Debes retener impuestos y pagar contribuciones
- Tiene más protecciones laborales
- Está más sujeto a las regulaciones de la empresa
Un error muy común es clasificar incorrectamente a un trabajador como contratista para evitar impuestos. Si el IRS determina que en realidad es un empleado, esto puede generar multas y sanciones importantes para tu negocio.
Requisitos para contratar personal en Estados Unidos
Para contratar empleados legalmente en Utah o cualquier otro estado, tu empresa debe contar con ciertos registros y documentación obligatoria:
- Registro en Utah
- EIN (Employer Indentification Number)
- Sistema de Payroll o nómina
- Registro ante el Utah Department of Workforce Services (para unemployment tax)
- Registro ante el Utah State Tax Commission (para retenciones estatales)
¿Se puede contratar empleados sin papeles en Estados Unidos?
No, en ningún estado es legal contratar personas sin autorización para trabajar en EUA. Para este proceso tus empleados deberán completar el Formulario I-9 y verificar documentos válidos; El incumplimiento de esto puede afectar seriamente tu negocio.
¿Cómo contratar empleados de manera legal?
Para llevar a cabo este proceso de la mejor manera, deberás presentar una oferta laboral clara donde se expliquen las condiciones del trabajo.
Después, tu empleado deberá completar algunos formularios importantes como el W-4 para impuestos federales, el formulario estatal de retención de Utah
(TC-941E) y el Formulario I-9 para verificar su autorización de trabajo en el país.
También es necesario dar de alta al empleado en tu sistema de nómina y reportar la nueva contratación al estado mediante el “new hire reporting”.
Cumplir con estos pasos te ayuda a proteger tu negocio y mantener todo en regla desde el inicio.
¿Qué responsabilidades fiscales tendrás como empleador?
Si contratas empleados en vez de contratistas, tendrás ciertas responsabilidades fiscales ante el IRS y el estado
Entre los principales impuestos que deberás pagar se encuentran:
- Federal Income Tax (retenido)
- Social Security
- Medicare
- FUTA (desempleo federal)
- Impuestos estatales en Utah:
- State Income Tax (retenido al empleado)
- SUTA (State Unemployment Tax)
¿Cómo y cuándo deberás pagarles a tus empleados o contratistas?
Como empleador en Estados Unidos, también es importante cumplir correctamente con la forma y frecuencia de pago a tus trabajadores. En la mayoría de los casos, los empleados deben recibir su salario al menos dos veces al mes y siempre acompañarlo con un comprobante de pago o “pay stub”.
Puedes realizar los pagos mediante depósito directo (la opción más recomendada), cheque o tarjeta de nómina.
Además, al finalizar el año fiscal debes entregar el Formulario W-2 a tus empleados y el Formulario 1099 en caso de trabajar con contratistas independientes.
¡Deja tu nómina en manos de expertos!
En Ibero Global Consultants contamos con un equipo experto en manejo de Payrroll que te ayudará a gestionar los pagos de tus trabajadores, manteniendo en orden sus salarios, retenciones y reportes ante el estado, para que tú no tengas que preocuparte por nada y te enfoques únicamente en hacer crecer tu negocio.
Confía tu nómina con expertos y evita errores que puedan afectar el desarrollo de tu empresa. ¡Ponte en contacto con nosotros y pregunta por nuestros servicios!
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